Reporting, Controlling und Buchhaltung sind für viele Gründer ein Reizthema. Klar, diese Dinge halten vom Geschäft ab und dienen nur indirekt dem Unternehmensziel. Wenn ein Investor einsteigt, müssen meistens zusätzliche Daten erfasst oder kontrolliert werden. Statt dem monatlichen Kampf mit der Buchhaltung (die man meiner Meinung nach outsourcen sollte) kann man aber das Reporting auch so entwickeln, dass es intern und für die Investoren einen absoluten Mehrwert bietet.

Warum Reporting?

Neben einem Finanzreporting (wozu ich hoffentlich auch noch einen Post schreiben werde) macht es für Unternehmen Sinn, ein qualitatives oder “umgangssprachliches” Reporting zu etablieren. Die Zahlen sind oftmals für Finanzinvestoren essentiell, die restlichen Informationen sind aber mindestens genauso wichtig – vor allem, wenn es sich um ein Startup in einer noch frühen Firmenphase handelt. Auch vor einem ersten Investment durch einen institutionellen Investor wollen alle Beteiligten über die aktuelle Situation Bescheid wissen. Informationen werden täglich per Telefon und Mail verbreitet, gehen dann in Retrospektive aber oft verloren.

Das umgangssprachliche Reporting soll einen klaren Überblick über alle wichtigen Bereiche des Unternehmens geben. Die genauen Inhalte sind natürlich von Firma zu Firma unterschiedlich, passen aber grob in die gleichen Kategorien. Die Informationen sollten leicht verständlich sein und dem Lesenden ermöglichen, einen recht tiefen Einblick ins Unternehmen zu gewinnen. Wenn ein Finanzreporting besteht, solten die wichtigsten metriken übernommen werden, um das Verständnis zu vereinfachen. Insgesamt hört sich das schlimmer an, als es ist: Pro Monat kommen meist nicht mehr als 2-3 Seiten zusammen.

Genutzt wird der Statusbericht dann zum Beispiel als Vorbereitung auf den monatlichen Statuscall oder vor Gesellschaftertreffen. Bei guter Handhabung leitet sich eine Agenda für ein Meeting automatisch aus dem Aufbau des Dokuments ab und erleichtert durch eine wiederkehrende Reihenfolge die Eingewöhnung.

Bonus: Bei der Kapitalsuche macht eine bestehende Übersicht echt Eindruck!

Wichtig

Folgend habe ich eine Übersicht zu den wichtigsten Themen. Zum einfachen Einsatz habe ich das Dokument in Google Docs freigegeben. Grundlage eines solchen Dokumentes ist selbstverständlich das nötige Vertrauen unter den Gesellschaftern, um auch Probleme und verfehlte Ziele besprechen zu können – das sollte aber zwischen Gesellschaftern sowieso vorhanden sein. Zusätzlich möchte ich noch klarstellen, dass ein solches Reporting in den meisten Fällen vom Investor gefordert wird, oftmals natürlich nach seiner eigenen Vorstellung. Das vorliegende Beispiel eignet sich also wahrscheinlich am besten für Teams, die kleine Investments von Friends und Family sowie von Business Angels bekommen haben. Mehr nach dem Break…

Ein grober Vorschlag

Summary

Eine kurze Zusammenfassung wenigen Sätzen. Hinweis nur auf die wichtigsten Themen.

Unternehmen / Gesellschafterkreis:

Was hat sich an wichtigen Ereignissen getan, die das Unternehmen beeinflussen?

Beispiele sind Finanzierungsrunden, gesellschaftsrechtliche Themen, Umzüge, Management-Änderungen, etc. Im Falle einer geplanten/laufenden Finanzierungsrunde eine Top-Level Übersicht des aktuellen Standes in einem eigenen Unterpunkt.

Strategie

Hat sich die Strategie geändert?

Welche strategischen Schritte sind beschlossen oder gemacht worden – sind beispielsweise neue Kundengruppen oder Vertriebswege hinzugekommen? Im Falle einer Neuausrichtung und gerade in der Anfangsphase eines Unternehmens sind hier wichtige Punkte zu beschreiben.

Produkt

Was hat sich in der Produktentwicklung getan?

Hier kann man beliebig weit in die Tiefe gehen, aber bitte in normaler Sprache. So sollte für alle wichtigen Komponenten beschrieben werden, was sich im letzten Monat getan hat, was abgeschlossen wurde und wo Probleme aufgetaucht sind. Änderungen in der Produktentwicklung und strategischen Ausrichtung sind wichtig. Es geht nicht nur um Abhaken von Dingen, die erledigt wurden, sondern vor allem um eine Übersicht über den aktuellen Stand (also auch, was noch nicht erledigt wurde und kritisch ist).

Mögliche Unterkategorien sind: Grundlegende Entwicklung, neue Produkte, Anpassung und Wartung, Website, bestehende Kundenprojekte, etc.

Finanzen

Was hat sich auf hohem Level bei den Finanzen getan?

Umsätze und Kosten: Eine kurze Aufstellung von Burn Rate (laufende operative Kosten) und großen Ausgaben reicht. Umsatzseitig sollte hier im Falle von Umsätzen nach Kundenklassen oder Umsatzquellen unterschieden werden. Natürlich sollten alle groben Zahlen auch beschrieben und interpretiert werden (Beispiel: im Dezember viel Umsatz durch CPO-Deals, weil Leute Geschenke kaufen, die per Performance Marketing beworben wurden). Auch hier gilt: möglichst einfache Sprache verwenden.

Wichtig: es sollten die wichtigsten eigenen Metriken verwendet werden, die auch in der Finanzplanung genutzt werden.

Personal

Was hat sich personalseitig getan, wo gibt es Probleme?

Kann möglicherweise als Unterpunkt von “Unternehmen” behandelt werden, je nach Größe der Firma. Es sollten auch besondere Ergebnisse einzelner Mitarbeiter hervorgehoben werden, so bekommen die Gesellschafter ein gutes Gefühl für die gesamte Firma.

Vertrieb/Marketing (auch SEO/SEM/SMM, je nach Firma)

Erfolge, Änderungen und Abschlüsse.

Jede Firma hat hier andere Prozesse und Szenarien, daher muss das Thema genau angepasst werden. Salespipelines u.ä. kann man als Anhang gut mitschicken. Auch hier am besten bestehende interne Metriken wieder verwenden.

Wettbewerb

Was hat sich im Wettbewerb im letzten Monat bewegt?

Welche Player sind neu hinzugekommen oder haben sich besonders weiter entwickelt, wie entwickelt sich der Gesamtmarkt. Bei direkten Konkurrenten sollte immer ein kurzer Statusbericht (als kleine Tablle ausreichend) enthalten sein.

Milestones

Bei Meilenstein-basierten Investments sind die Fortschritte der einzelnen Meilensteine natürlich festzuhalten. Auch Probleme sollten angesprochen werden, um die Gesellschafter frühzeitig aufmerksam zu machen.

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Disclaimer

Mit diesem Dokument kann natürlich jeder tun, was er möchte, ich fordere lediglich eine Namensnennung nach Creative Commons. Bei Veränderungen und Anpassungen freue ich mich natürlich auch um Information, um meine Vorlage verbessern zu können.

Update:

Jan hat mich auf Offensichtliches hingewiesen: Natürlich kann man ein solches Reporting auch intern gut nutzen. Man braucht keinen Investor, um seiner Firma ein paar Strukturen zu verpassen.

Zusätzlich kann man, mit Todos und Protokoll versehen, mit einem solchen Dokument auch wunderbar Meetings vorbereiten und nachfassen.